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答疑:如何簡(jiǎn)化車(chē)間操作人員填寫(xiě)很多記錄的問(wèn)題?

 

摘要:本答疑針對改善操作崗填寫(xiě)很多記錄,提出了改善的7步驟,從上到下,系統策劃,針對改善,以減少不必要的非增值工作的浪費。
 

提問(wèn):云南錫業(yè)-文:不知道各位老師因車(chē)間要填寫(xiě)記錄太多的問(wèn)題苦惱過(guò),一個(gè)部門(mén)下發(fā)七八個(gè)記錄 , 加起來(lái)就是幾十本,操作人員一直很苦惱啊,有沒(méi)有什么好的方法來(lái)解決?2019/10/9

答疑:成都華標企管 蔣良君 2019/10/10
    在很多企業(yè)的管理體系從少到多,管理的制度和表格也隨著(zhù)體系的增多而增多。企業(yè)管理優(yōu)秀的,通常是從“簡(jiǎn)單——繁雜——簡(jiǎn)潔”這樣一個(gè)過(guò)程,你公司目前就處在“繁雜”的階段,這也是很多企業(yè)都存在的共性問(wèn)題。體系多了,做了加法,你現在要做的是做減法。對于制度、表格的多和復雜,管理改善其實(shí)可以用簡(jiǎn)單有效的方法,那就是:
在合法合規的情況下,用精益思維和IE四大原則來(lái)評審你現有制度、表格,就可以化繁為簡(jiǎn),以減少填寫(xiě)表格的浪費,用更多的時(shí)間做有價(jià)值的工作。
    文工說(shuō)的雖然是操作人員填寫(xiě)的記錄,這其實(shí)是涉及到公司職能部門(mén)各自負責管理體系中涉及的表格,因此,這樣的改善,還需從上到下,也就是:從上到下,系統策劃,針對改善。

根據我在企業(yè)曾經(jīng)做表格改善的經(jīng)驗,梳理了下,分享給你,以下方法僅供參考:

改善思路7步驟:
1.【成立專(zhuān)項小組】
成立制度和表單整合優(yōu)化專(zhuān)項改善組【制度表格專(zhuān)項改善組】。小組人員應對你公司的多體系都比較熟悉,且熟悉公司的具體運作,包括每張表單的每個(gè)字段的具體用途。

2.【收集表格】
首先,收集公司里所有的表格,系統內的表格、電子表格、紙質(zhì)表格(特別是現場(chǎng)人員要填寫(xiě)的記錄)。收集時(shí)表單時(shí),可按將表格按部門(mén)進(jìn)行收集,注意區分哪些是各單位通用的,哪些是某各部門(mén)或車(chē)間專(zhuān)用的。

3.【評審表格】
小組對每張表格的用途、字段等進(jìn)行逐項評審,并
運用精益思維(哪些表格存在管理上的浪費?)和IE四大原則:取消、簡(jiǎn)化、合并(整合)、重排,對表格進(jìn)行改善管理改善。能取消的就取消,不能取消的就考慮合并、簡(jiǎn)化,并考慮哪些字段需優(yōu)化(增減)。
在增修、減少表格時(shí),
不僅要考慮到表格的內容改善,也需要考慮到表格的審批權限是否合理?如何劃分比較合理(平衡好受控與效率的關(guān)系)?
提示1:特種設備管理、計量管理、安全管理等法規要求的制度、表格,在合法合規的情況下,也可以簡(jiǎn)化、整合、優(yōu)化。
提示2:有些表格的取消或簡(jiǎn)化,可能需要得到有改善意識的高管支持。例如:點(diǎn)檢記錄,點(diǎn)檢的目的是發(fā)現問(wèn)題,記錄的方式有3種:逐項記錄(相對浪費時(shí)間)、多項合并記錄(簡(jiǎn)化記錄),只記錄問(wèn)題(正常的不記錄,相當于取消記錄)。用PDA巡檢,記錄的時(shí)間可能浪費在選擇檢查項目的菜單上。
提示3:除了記錄的方式影響記錄時(shí)間外,記錄的時(shí)間間隔也影響記錄所用的時(shí)間。例如:有在線(xiàn)測振測溫的,則沒(méi)必要每2小時(shí)人工再去檢測并記錄,檢測的頻次可以大大減少。

 




 

4.【實(shí)施改善】
1).對因確認或審批權限不合理而浪費時(shí)間的,列出清單并附表單,寫(xiě)明理由,找時(shí)間與高層逐項溝通。
2)根據表格評審的結果,對需合并、簡(jiǎn)化、優(yōu)化的表格,由小組人員分工修改。
3)將修改后的表格,小組再會(huì )同討論,無(wú)意義后初步定稿。
4)在EXCEL內編制改善后的
《表格清單》,包括表單的名稱(chēng),適用的部門(mén)或車(chē)間、通用或專(zhuān)用、系統/電子/紙質(zhì),表單權責:編制、審核/確認、核準,以及幾聯(lián)、保存單位、保存期限、表格編號等。
注:我以前在企業(yè)工作時(shí)(雖然是2002年改善的,但改善的思路和方法,仍然沒(méi)過(guò)時(shí)),將全公司表格進(jìn)行專(zhuān)項改善后,編制了《表單審核權限一覽表》,明確了表單的管理要求,并各單位的簽核權限。以下是文件的局部,僅供參考。

 


5)將增修后的表格,按公司的文件審批程序,辦理表格會(huì )審(表格涉及到哪些單位,則由那些單位領(lǐng)導參與會(huì )審)。
 

5.【文件修訂】
1)將通過(guò)審核的
每張表格涉及到的文件(管理制度、作業(yè)指導/規程/標準等),修訂到位。
2)將增修后的文件,按公司的文件管理增修審批程序辦理,發(fā)布。

6.【培訓到位】
用ppt編制專(zhuān)項改善成果匯報。要點(diǎn)如下:
1)改善前后數據對比。
對修訂后的表格、文件,對相關(guān)崗位應具體培訓到位,確保使用人員對文件應知,確保會(huì )正確、規范填寫(xiě)表格(包括系統或電子文檔)。
2)表格改善小組,做好執行
監督檢查與糾偏。各執行單位領(lǐng)導,做好執行的自主檢查與糾偏。

7.【匯報成果】
1)梳理改善前后的數據。將表格的改善情況(原表格總數量、各單位表格數量、優(yōu)化后的表格總數量、各單位表格數量)、現場(chǎng)人員填寫(xiě)表格的數量和時(shí)間,改善前后的對比。也就是說(shuō):
通過(guò)表格專(zhuān)項改善后,車(chē)間員工填寫(xiě)表格的數量減少了多少?時(shí)間節約了多少?
2)梳理改善前后典型表格的圖片對比。選擇少部分有代表性的。
3)表格改善,涉及到相關(guān)制度文件的修改情況、貫標與執行情況。
4)從本次專(zhuān)項改善中,哪些好的方法和經(jīng)驗,值得分享。
5)感謝對表格、制度改善給予支持的領(lǐng)導,
表彰為本次改善表格、制度貢獻智慧的專(zhuān)項改善的人員。

 


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