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              答疑:如何簡化車間操作人員填寫很多記錄的問題?

               

              摘要:本答疑針對改善操作崗填寫很多記錄,提出了改善的7步驟,從上到下,系統策劃,針對改善,以減少不必要的非增值工作的浪費。
               

              提問:云南錫業-文:不知道各位老師因車間要填寫記錄太多的問題苦惱過,一個部門下發七八個記錄 , 加起來就是幾十本,操作人員一直很苦惱啊,有沒有什么好的方法來解決?2019/10/9

              答疑:成都華標企管 蔣良君 2019/10/10
                  在很多企業的管理體系從少到多,管理的制度和表格也隨著體系的增多而增多。企業管理優秀的,通常是從“簡單——繁雜——簡潔”這樣一個過程,你公司目前就處在“繁雜”的階段,這也是很多企業都存在的共性問題。體系多了,做了加法,你現在要做的是做減法。對于制度、表格的多和復雜,管理改善其實可以用簡單有效的方法,那就是:
              在合法合規的情況下,用精益思維和IE四大原則來評審你現有制度、表格,就可以化繁為簡,以減少填寫表格的浪費,用更多的時間做有價值的工作。
                  文工說的雖然是操作人員填寫的記錄,這其實是涉及到公司職能部門各自負責管理體系中涉及的表格,因此,這樣的改善,還需從上到下,也就是:從上到下,系統策劃,針對改善。

              根據我在企業曾經做表格改善的經驗,梳理了下,分享給你,以下方法僅供參考:

              改善思路7步驟:
              1.【成立專項小組】
              成立制度和表單整合優化專項改善組【制度表格專項改善組】。小組人員應對你公司的多體系都比較熟悉,且熟悉公司的具體運作,包括每張表單的每個字段的具體用途。

              2.【收集表格】
              首先,收集公司里所有的表格,系統內的表格、電子表格、紙質表格(特別是現場人員要填寫的記錄)。收集時表單時,可按將表格按部門進行收集,注意區分哪些是各單位通用的,哪些是某各部門或車間專用的。

              3.【評審表格】
              小組對每張表格的用途、字段等進行逐項評審,并
              運用精益思維(哪些表格存在管理上的浪費?)和IE四大原則:取消、簡化、合并(整合)、重排,對表格進行改善管理改善。能取消的就取消,不能取消的就考慮合并、簡化,并考慮哪些字段需優化(增減)。
              在增修、減少表格時,
              不僅要考慮到表格的內容改善,也需要考慮到表格的審批權限是否合理?如何劃分比較合理(平衡好受控與效率的關系)?
              提示1:特種設備管理、計量管理、安全管理等法規要求的制度、表格,在合法合規的情況下,也可以簡化、整合、優化。
              提示2:有些表格的取消或簡化,可能需要得到有改善意識的高管支持。例如:點檢記錄,點檢的目的是發現問題,記錄的方式有3種:逐項記錄(相對浪費時間)、多項合并記錄(簡化記錄),只記錄問題(正常的不記錄,相當于取消記錄)。用PDA巡檢,記錄的時間可能浪費在選擇檢查項目的菜單上。
              提示3:除了記錄的方式影響記錄時間外,記錄的時間間隔也影響記錄所用的時間。例如:有在線測振測溫的,則沒必要每2小時人工再去檢測并記錄,檢測的頻次可以大大減少。

               




               

              4.【實施改善】
              1).對因確認或審批權限不合理而浪費時間的,列出清單并附表單,寫明理由,找時間與高層逐項溝通。
              2)根據表格評審的結果,對需合并、簡化、優化的表格,由小組人員分工修改。
              3)將修改后的表格,小組再會同討論,無意義后初步定稿。
              4)在EXCEL內編制改善后的
              《表格清單》,包括表單的名稱,適用的部門或車間、通用或專用、系統/電子/紙質,表單權責:編制、審核/確認、核準,以及幾聯、保存單位、保存期限、表格編號等。
              注:我以前在企業工作時(雖然是2002年改善的,但改善的思路和方法,仍然沒過時),將全公司表格進行專項改善后,編制了《表單審核權限一覽表》,明確了表單的管理要求,并各單位的簽核權限。以下是文件的局部,僅供參考。

               


              5)將增修后的表格,按公司的文件審批程序,辦理表格會審(表格涉及到哪些單位,則由那些單位領導參與會審)。
               

              5.【文件修訂】
              1)將通過審核的
              每張表格涉及到的文件(管理制度、作業指導/規程/標準等),修訂到位。
              2)將增修后的文件,按公司的文件管理增修審批程序辦理,發布。

              6.【培訓到位】
              用ppt編制專項改善成果匯報。要點如下:
              1)改善前后數據對比。
              對修訂后的表格、文件,對相關崗位應具體培訓到位,確保使用人員對文件應知,確保會正確、規范填寫表格(包括系統或電子文檔)。
              2)表格改善小組,做好執行
              監督檢查與糾偏。各執行單位領導,做好執行的自主檢查與糾偏。

              7.【匯報成果】
              1)梳理改善前后的數據。將表格的改善情況(原表格總數量、各單位表格數量、優化后的表格總數量、各單位表格數量)、現場人員填寫表格的數量和時間,改善前后的對比。也就是說:
              通過表格專項改善后,車間員工填寫表格的數量減少了多少?時間節約了多少?
              2)梳理改善前后典型表格的圖片對比。選擇少部分有代表性的。
              3)表格改善,涉及到相關制度文件的修改情況、貫標與執行情況。
              4)從本次專項改善中,哪些好的方法和經驗,值得分享。
              5)感謝對表格、制度改善給予支持的領導,
              表彰為本次改善表格、制度貢獻智慧的專項改善的人員。

               


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