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如何把握設備管理制度流程記錄的詳略程度?

 

【日期】2012年12月7日-12月10日

【來(lái)源】“中國設備管理”QQ群,群QQ號:283752911

【提出】王老吉徐偉:管理制度、流程、記錄表格詳細程度如何把握?設計得簡(jiǎn)潔,領(lǐng)導或外部人員看起來(lái)就覺(jué)得粗,設計細化一點(diǎn),需要填的內容多一點(diǎn),員工就覺(jué)得復雜,不愿意看和用,這個(gè)度怎樣把握才算好?

【主要參與討論者】蔣良君、李智、徐偉、強加龍、符雅峰、袁岳鋒、左權、張吉云 (排名按參與討論的先后順序) 

【整理】 蔣良君  

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1.對制度的詳略程度把握。
這 個(gè)主要取決于你要控制的過(guò)程的復雜程度 和文件層次。比如:設備前期管理中對購置設備前的選型論證,在你的QEO或HSE等體系手冊?xún)?,就注明有某個(gè)單位主辦設備前期管理,主要控制好哪些方面, 具體執行請參照某某程序文件就行了。在2層程序文件文件內,你就必須要規定,哪些類(lèi)別的設備,應該由哪些部門(mén)的哪些崗位參與,主要論證的內容是哪些。若企 業(yè)技術(shù)力量雄厚,還可以展開(kāi)到3層文件,對企業(yè)內關(guān)鍵設備,具體選型的項目和技術(shù)標準,最好就要建立,形成設備選型的技術(shù)庫(可以用軟件平臺實(shí)現。)。通 常編制制度前,是先策劃流程圖,然后根據流程圖及所涉及到的單位、活動(dòng)來(lái)編寫(xiě)制度,對可能會(huì )出問(wèn)題的環(huán)節,或容易出問(wèn)題的環(huán)節,文件表述應具體,重點(diǎn)要點(diǎn) 不能放過(guò)。對于一些對過(guò)程及結果影響不大的活動(dòng),可以輕描淡寫(xiě),但是,流程與與流程的接口必須描述清晰,如:車(chē)間員工在點(diǎn)檢時(shí)發(fā)現設備問(wèn)題,若自己不能處 理的,應用啥方式向誰(shuí)反映,接收信息者應如何處理。

2、對流程圖的詳略程度把握。

運用流程圖最多的文件通常是2層的程序文件。流程圖最基本的目的就是要讓看者一看就明白了某個(gè)過(guò)程來(lái)龍去脈,流程圖應形成一個(gè)閉環(huán),過(guò)程與過(guò)程的銜接處,能和另一個(gè)關(guān)聯(lián)的流程圖對應上。

詳略程度, 與繪制流程圖的表達方式有關(guān)、與過(guò)程的復雜程度有關(guān)、與編流程圖人的綜合水平有關(guān)。比較詳細的流程圖,包括了活動(dòng)過(guò)程、涉及的職能單位、過(guò)程要點(diǎn)提示、所 遵循的制度標準,需使用或形成的記錄等,通常,可以參考軟件公司編制的流程圖,軟件公司的流程圖是比較標準化的格式。比如:ERP大流程是一張A3紙,然 后各模塊各操作就有幾十個(gè)詳細流程+圖文并茂的模塊操作指南。當然,對于流程的詳略,這里只能說(shuō)個(gè)通常的方法,具體的,還是取決于編制流程圖的人了。

流程的書(shū)面表述是流程圖。對于流程而言,就是強家龍說(shuō)的:“在能控制節點(diǎn)的情況下,流程肯定是越簡(jiǎn)化越好。所以流程的詳略程度,關(guān)鍵是清理管理節點(diǎn),確定重點(diǎn)。”流程分析與優(yōu)化,也是提升管理及效率方法之一。


3、對記錄的詳略程度把握。

記錄的設計,前面軟件公司的兩位老師的建議比比較好。記錄要滿(mǎn)足:

1)驗證用。如:外部審核用、內部審計用、過(guò)程記錄用等。

2)統計分析及改善用。通過(guò)對數據的統計分析,容易把握重點(diǎn)項,容易進(jìn)行后續的分析及改善信息輸入。有統計分析,才有數據證明是否有進(jìn)步。

3)需滿(mǎn)足設備信息化管理的基本需要。這個(gè)基本需要就是企業(yè)設備管理所必須的數據要有。

4)應方便人員記錄,且不會(huì )占用一線(xiàn)人員太多的時(shí)間。比如卷煙廠(chǎng),卷包的點(diǎn)檢表、制絲的、動(dòng)力的點(diǎn)檢表可以不一樣,記錄的要求也可以不一樣,應結合具體的管理和使用來(lái)設計。

5)設計記 錄表時(shí)(表格字段/項目),盡量考慮到一表多功能,也就是能滿(mǎn)足多個(gè)單位的需求,但必須要方便記錄且不占用太多時(shí)間緊。比如最近煙草企業(yè)搞安全生產(chǎn)管理, 用于1臺燃氣鍋爐的設備安全點(diǎn)檢表的項目就比設備專(zhuān)業(yè)的還多,這就有問(wèn)題了,對于基層運用,可以整合下,以減少員工填寫(xiě)的時(shí)間。提示:不是不重視安全,而 要有側重。對于安全專(zhuān)業(yè)的,可以將與設備安全有關(guān)的設計成某設備安全點(diǎn)檢表。

6)信息化系統配置好的,手工記錄可以簡(jiǎn)化,只要能達到控制目的就行。比如青島卷煙卷煙包操作崗的點(diǎn)檢維護記錄,因設備旁有終端,員工可以看到詳細的點(diǎn)檢標準,若點(diǎn)檢時(shí)是正常的都不用記錄,只記錄異常,這也是不錯的。


張吉云建議:

1、記錄要和現場(chǎng)管理相結合,適度和滿(mǎn)足需要即可;并非越詳細或越簡(jiǎn)單就好——適用;能夠把需要的信息內容體現出來(lái),那才是最好的;

2、需要和企業(yè)的相關(guān)貫標文件進(jìn)行結合,即與管理層以及相關(guān)部門(mén)要結合,那些文件可簡(jiǎn)化,那些表單可用電子化替代,或打印輸出即可;或適當時(shí)機更改貫標文件要求,以不加大現場(chǎng)人員的工作量,同時(shí)滿(mǎn)足企業(yè)的要求,這樣落到實(shí)地,才是適用的表單;

3、需要和 信息化系統結合,對表單進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),在改進(jìn)的同時(shí)梳理貫標文件,以對應新的表單,并用信息化系統予以支撐,最重要的是表單記錄要落到實(shí)處,不是制定 ——總的來(lái)說(shuō),表單制定和優(yōu)化完善,并非要求一步到位,逐步完善和優(yōu)化過(guò)程,當然最好能有信息化支撐,那是最好的模式,“節能降耗”,不是嗎

 

一個(gè)企業(yè)的程序級流程圖和表單的設計,可以折射出這個(gè)企業(yè)的管理團隊的水平。就如現場(chǎng)的6S一樣,可以折射出企業(yè)的現場(chǎng)管理水平,從員工食堂、住宿、廁所的管理,可以看出這個(gè)企業(yè)對員工的用心程度。
 

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